PERSONDATAPOLITIK

1. Generelt

1.1. Denne politik om behandling af personoplysninger (“Persondatapolitik”) beskriver, hvordan Sofier A/S, CVR-nr. 35851798, Roskildevej 16, 2820 Albertslund, indsamler og behandler oplysninger om dig, når du kommunikerer med os, køber produkter hos os eller bruger vores software i form af Sofier App eller anvender Sofier´s backend.
1.2. Vi sælger kun vores produkter til erhvervsdrivende, og de oplysninger vi behandler vil primært være om den virksomhed du repræsenterer.
1.3. Persondatapolitikken gælder for personoplysninger, som du afgiver til os eller som vi indsamler via andre kilder.
1.4. Sofier er dataansvarlig for dine personoplysninger. Al henvendelse til Sofier kan ske via info@sofier.com

2. Hvilke personoplysninger vi indsamler, til hvilke formål og med hvilket retsgrundlag

2.1 Når du repræsenterer en virksomhed, der er kunde hos os og opretter dig som bruger: Vi indsamler oplysninger om dit navn, din e-mail, telefon, hvilken virksomhed du repræsenterer, samt andre oplysninger som du selv vælger at give os.
2.2.1. Formålet med behandlingen er at kunne kommunikere med dig, herunder på mail og telefon, svare på forespørgsler og reklamationer, og yde dig og den virksomhed du repræsenterer den bedst mulige service, herunder at tage hensyn til særlige ønsker og behov, samt give os forudsætningerne for at kunne tilbyde den virksomhed du repræsenterer relevante produkter og markedsføring.
2.2.2. Retsgrundlaget for behandlingen er vores legitime interesse i at kunne kommunikere med dig og servicere dig bedst muligt samt i at kunne markedsføre vores produkter bedst muligt over for den virksomhed du repræsenterer, informere om vigtigt driftsstatus, jfr. Databeskyttelsesforordningen artikel 6, stk. 1, litra f idet vi ved en afvejning af vores interesser har fundet, at den beskrevne behandling ikke krænker dine interesser eller grundlæggende rettigheder og frihedsrettigheder.
2.3. Når du foretager køb: vi indsamler oplysninger om dit navn, hvilken virksomhed du repræsenterer, mail og telefonnummer, betalingsmåde, oplysninger om hvilke produkter du køber på vegne den virksomhed du repræsenterer, leveringsønsker m.m.
2.3.1. Formål: Denne behandling er nødvendig for, at vi kan levere de produkter, du har bestilt, sikre dig rettidig information evt. driftsforstyrrelser eller vigtige opdateringer, og for i øvrigt at opfylde den aftale vi har indgået med dig/den virksomhed du repræsenterer.
2.3.2. Retsgrundlaget for behandlingen er at kunne opfylde aftalen og levere de produkter, der er købt, jfr. Databeskyttelsesforordningen artikel 6, stk. 1, (b).
2.4. Når du tilmelder dig vores nyhedsbreve eller statusmail, og anmoder om at modtage anden markedsføring, herunder elektronisk, indsamler vi oplysninger om dit navn din e-mailadresse, hvilken virksomhed du repræsenterer og dit samtykke til at modtage direkte markedsføring.
2.4.1. Formålet er at kunne sende nyhedsbreve og statusmail til dig og i øvrigt at forfølge vores legitime interesser i at sende dig markedsføring og relevant information om Sofiers løsning
2.4.2. Retsgrundlaget for behandlingen er Databeskyttelsesforordningen artikel 6, stk. 1, litra f. Vi sender kun e-marketing såfremt du specifikt har samtykket til det.
2.5 Vi sender driftsstatus såfremt du er oprettet som bruger af Sofier og i forbindelse med oprettelsen som kunde er blevet tilmeldt dette.

3. Modtagere af personoplysninger, herunder tredjelands-overførsler

3.1. Vi deler udelukkende dine Personoplysninger med tredjeparter, når vi er forpligtet hertil i henhold til lov eller for at levere de ydelser og produkter, vi tilbyder.
3.2. Videregivelse til dataansvarlige: Oplysninger som du afgiver i forbindelse med køb videregives til den leverandør hvis produkter du har ønsket at købe. Videregivelsen er nødvendig for at kunne gennemføre købet herunder at levere varerne.
3.3. Overladelse til databehandlere. Dine oplysninger kan overlades til eksterne samarbejdspartnere, der behandler oplysningerne på vores vegne. Vi anvender eksterne samarbejdspartnere til blandt andet teknisk drift og marketing.
En af disse leverandører er Microsoft, som er leverandør af den tekniske platform (Azure) hvor dine data opbevares
Disse virksomheder er databehandlere og under vores instruks og behandler data, som vi er dataansvarlige for. Databehandlerne må ikke anvende oplysningerne til andet formål end opfyldelse af aftalen med os, og er underlagt fortrolighed om disse. Vi har indgået skriftlige databehandleraftaler med alle databehandlere, der behandler personoplysninger på vores vegne.

4. Hvornår vi sletter dine personoplysninger

4.1. Oplysninger som indsamlet slettes senest, når du ikke har brugt løsningen i 18 måneder.
4.2. Hvis Sofier abonnementet er opsagt og vil vi slette hele løsningen og dermed de oplysninger vi har registreret om dig.
Vi vil dog fortsat opbevare oplysninger om de køb du har foretaget for at opfylde vores lovmæssige forpligtelser efter Bogførings, Regnskabs og Skattelovgivningen.
4.3. Oplysningerne vil dog blive gemt i længere tid, i) hvis vi har en legitim interesse i at opbevare oplysningerne i en længere periode, ii) hvis det er nødvendigt for at retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares, eller iii) eller hvis opbevaringen er nødvendig for, at vi opfylder lovkrav. Regnskabsmateriale opbevares i 5 år til udgangen af et regnskabsår, for at opfylde bogføringslovens krav.
4.4. Oplysninger indsamlet i forbindelse med din tilmelding til nyhedsbrevet slettes, når dit samtykke til nyhedsbrevet trækkes tilbage. Dokumentation for dit samtykke til direkte markedsføring vil blive gemt i 2 år for at kunne dokumentere, at vi ikke har overtrådt lovgivningen ved at sende dig markedsføring.

5. Dine rettigheder

5.1. Med henblik på at skabe åbenhed omkring behandlingen af dine oplysninger oplyser vi dig i dette afsnit om dine rettigheder.
5.2. Indsigtsret: Du er til enhver tid berettiget til at anmode os om oplysning om blandt andet, hvilke oplysninger vi har registreret om dig, hvilket formål registreringen tjener, hvilke kategorier af personoplysninger og modtagere af oplysninger der evt. måtte være, samt oplysning om hvorfra oplysningerne stammer. Du har ret til at få udleveret en kopi af de personoplysninger, som vi behandler om dig.
5.3. Ret til berigtigelse: Du har ret til at få urigtige personoplysninger om dig selv berigtiget af os.
5.4. Retten til sletning: I visse tilfælde har du ret til at få alle eller visse af dine personoplysninger slettet af os, fx hvis du tilbagekalder dit samtykke, og vi ikke har et andet retsgrundlag for at fortsætte behandlingen. I det omfang en fortsat behandling af dine oplysninger er nødvendig, fx for at vi kan overholde vores retlige forpligtelser, eller for at retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares, er vi ikke forpligtede til at slette dine personoplysninger.
5.5. Retten til at begrænse behandlingen til opbevaring: Du har i visse tilfælde ret til at få begrænset behandlingen af dine personoplysninger til kun at bestå af opbevaring, fx hvis du mener, at de oplysninger, vi behandler om dig, ikke er korrekte.
5.6. Retten til indsigelse: Du har til enhver tid ret til at gøre indsigelse mod vores behandling af dine personoplysninger, med henblik på direkte markedsføring. Du kan også framelde dig nyhedsbrev e og direkte markedsføring i dig brugerprofil. Du har endvidere til enhver tid ret til af grunde, der vedrører din personlige situation, at gøre indsigelse mod den behandling af dine personoplysninger, som vi foretager på grundlag af vores legitime interesser.
5.7. Retten til at tilbagekalde samtykke: Du har til enhver tid ret til at tilbagekalde et samtykke, du har givet os til en given behandling af personoplysninger, herunder i forbindelse med din tilmelding til vores nyhedsbrev.
5.8. Retten til at klage: Du har til enhver tid ret til at indgive en klage til Datatilsynet, Borgergade 28, 5, 1300 København K over vores behandling af dine personoplysninger. Klage kan blandt andet indgives på mail dt@datatilsynet.dk eller telefon +45 33 19 32 00.

6. Kontaktoplysninger

6.1. Hvis du har nogle spørgsmål eller bemærkninger til denne Persondatapolitik eller ønsker du at gøre brug af en eller flere af dine rettigheder, kan du kontakte:
Sofier A/S
Roskildevej 16, 2820 Albertslund
Email: info@sofier.com
Telefon: +45 70 23 20 22

7. Ændringer i persondatapolitikken

Såfremt vi foretager ændringer i Persondatapolitikken, vil den nyeste version af persondatapolitikken altid være tilgængelig på www.sofier.com